.png)
.png)
قبل عقد الاجتماع
1
تأكد من أن الوقت والتاريخ والمكان مناسب للأشخاص الحاضرين من ذوي الإعاقة الذهنية.
فكر في أشياء مثل تخطيط الوقت حتى لا يضطر الأشخاص إلى استخدام وسائل النقل العام في أوقات الازدحام الشديد.
أما بالنسبة للاجتماعات الشخصية، فتذكر أن تفكر في التهيئة البيئية في المكان أيضاً:
-
هل المبنى الذي يُعقد فيه الاجتماع يسهل التنقل والتجول فيه؟
-
هل يوجد مكتب استقبال أو شخص متاح لمساعدة الأشخاص في العثور على القاعة عند وصولهم؟
-
هل يستطيع مستخدمو الكراسي المتحركة الدخول والتجول في الداخل؟
-
هل يقع الموقع بقرب نقاط النزول من وسائل النقل العام؟
2
ادفع تكاليف مشاركة الأشخاص - مثل تكلفة التواصل بالاجتماعات عبر الإنترنت (رسوم البيانات) أو التنقل لحضور الاجتماعات الشخصية.
3
تحقق من الدعوة للاجتماع.
تأكد من أن الدعوة تتضمن ما يلي:
-
أسباب انعقاد الاجتماع
-
من سيدير الاجتماع
-
موضوع الاجتماع
-
كيفية الوصول إلى موقع الاجتماع أو كيفية التواصل عبر الإنترنت
-
الوقت والتاريخ
-
ما هي التكاليف التي ستدفع
4
تواصل بشكل جيد. تحدث بعبارات واضحة وقصيرة ويمكن فهمها.
فكر في طرق أخرى لإيصال الدعوة للاجتماع، على سبيل المثال عبر الهاتف وكذلك عبر البريد الإلكتروني.
5
تحقق ما إذا كان الأشخاص ذوو الإعاقة الذهنية الذين يتوقع حضورهم الاجتماع سيحتاجون إلى شخص داعم.
يجب تزويد الأشخاص المساندين بنفس المعلومات التي سيحصل عليها المشاركون.
6
خطط لجدول أعمالك.
-
اجعل جدول الأعمال قصيراً قدر الإمكان.
-
وفر الوقت الكافي لكل بند من بنود جدول الأعمال.
-
أدخل أنشطة كسر الجمود لمساعدة الأشخاص على الشعور بالراحة.
-
أضف فترات راحة ووقتاً للتحدث مع المشاركين الآخرين.
-
خطط للأنشطة والعمل الجماعي لتتيح للأشخاص مساحة لطرح الأسئلة وطرقاً مختلفة لمشاركة أفكارهم. يمكن للأنشطة التي تتضمن قصصاً أو أعمالاً فنية أو لعب الأدوار أن تكون مفيدة للتأكد من أن الجميع يمكنهم المساهمة بطريقة تناسبهم.
7
أرسل جدول الأعمال قبل الاجتماع.
إذا احتوى جدول الأعمال على الكثير من المعلومات التي يجب قراءتها مسبقاً أو تضمن أقساماً للمناقشة، فيجب إرساله قبل أسبوعين على الأقل من الاجتماع.
يجب أن يشير جدول الأعمال إلى أي مهام سابقة للاجتماع (مثل الأشياء التي يجب قراءتها أو التفكير فيها) ويجب أن يتضمن أيضاً جميع أسئلة المناقشة التي ستطرح على المجموعة. حيث يسمح ذلك للأشخاص ذوي الإعاقة الذهنية التفكير في إجاباتهم وإعدادها مسبقاً.
8
. قدم الدعم الإضافي.
يمكن عقد اجتماع قبلي للأشخاص لمساعدتهم على الاطلاع على جدول الأعمال وفهم موضوع الاجتماع.
اطلب من مسؤول التواصل أن يكون متاحاً إذا كانت هناك أسئلة لدى الأشخاص قبل الاجتماع.
9
قدم إيجازاً لرئيس الاجتماع. تأكد من أنه يفهم متطلبات إمكانية الوصول والترتيبات التيسيرية والمعقولة.
إن رئيس الاجتماع مسؤول عن التأكد من أن الاجتماع دامج وأن الجميع يشاركون فيه – سوف يحتاجون إلى إرشادات حول كيفية القيام بذلك.
10
لا تسمج بأن تحدث أي تغييرات في اللحظة الأخيرة.
أخبر الأشخاص في أقرب وقت ممكن إذا تم تغيير موعد الاجتماع أو إلغائه.
لا تسمح بأي تغيير على أسئلة المناقشة أو الموضوعات المدرجة على جدول الأعمال إذا كان الأشخاص قد استعدوا لها بالفعل.
11
أرسل تذكيراً حول الاجتماع قبل يوم من الاجتماع.
أرسل جدول الأعمال وجميع المعلومات الداعمة مرة أخرى.
